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Lista de invitados
El Acomodo de mesas de Invitar permite organizar a los invitados confirmados de tu evento, asignarlos a diferentes mesas y llevar un control de la cantidad de lugares que ocuparán.
Esta función utiliza la información de la Lista de invitados, por lo que trabaja con la cantidad de personas que realmente confirmaron su asistencia y no solamente con los pases que fueron asignados originalmente.
Puedes acceder al acomodo desde una dirección con esta estructura:
https://invitar.com.mx/xv/NOMBRE/TOKEN/acomodo-mesas/
¿Qué invitados aparecen en el acomodo de mesas?
El sistema muestra a los invitados que tienen una asistencia confirmada y una cantidad de lugares confirmados.
Por ejemplo, si un invitado recibió 5 pases pero confirmó que solamente asistirán 3 personas, el acomodo de mesas utilizará 3 lugares al momento de asignarlo a una mesa.
También puedes establecer manualmente la cantidad de lugares confirmados desde la Lista de invitados. Una vez que un invitado cuenta con esta información, podrá utilizarse en el acomodo de mesas.
Si todavía no tienes invitados confirmados, no habrá personas disponibles para acomodar.
Configurar la cantidad de sillas por mesa
Puedes indicar cuántas sillas tendrá cada mesa de tu evento.
Esta cantidad se utiliza para calcular los lugares disponibles y determinar cuándo una mesa se encuentra libre, completa o con sobrecupo.
Al modificar la cantidad de sillas por mesa, la nueva capacidad se aplica a las mesas para ayudarte a organizar a los invitados de acuerdo con el espacio disponible.
Acomodar invitados manualmente
Puedes organizar a tus invitados manualmente arrastrando cada registro hacia la mesa donde quieras colocarlo.
También puedes mover posteriormente a un invitado de una mesa a otra, por lo que puedes realizar todos los ajustes que necesites hasta obtener la distribución adecuada para tu evento.
Cada invitado muestra la cantidad de lugares confirmados que ocupará en la mesa.
Acomodar invitados automáticamente
Si no quieres distribuir uno por uno a todos tus invitados, puedes utilizar el botón Acomodar.
El sistema calcula cuántos invitados confirmados todavía no tienen una mesa, toma en cuenta la cantidad de lugares que ocuparán y la capacidad configurada para cada mesa.
A partir de esta información, Invitar crea las mesas necesarias y realiza un acomodo inicial intentando mantener juntos a los invitados de una misma categoría, por ejemplo Familia paterna o Familia materna.
Cuando quedan lugares disponibles, el sistema puede utilizarlos para acomodar invitados de otras categorías, como amigos.
El resultado funciona como un acomodo inicial. Después puedes mover manualmente a los invitados entre las mesas para realizar los cambios que consideres necesarios.
Capacidad de las mesas
Mientras organizas a tus invitados puedes consultar cuántos lugares están ocupados respecto a la capacidad de cada mesa.
El sistema identifica diferentes estados:
- Libre: la mesa todavía tiene lugares disponibles.
- Completa: todos los lugares de la mesa están ocupados.
- Sobrecupo: la cantidad de lugares asignados supera la capacidad configurada.
Esto permite detectar fácilmente qué mesas todavía tienen espacio y cuáles necesitan algún ajuste.
¿Qué pasa si elimino una mesa?
Puedes eliminar una mesa después de haberla creado.
Los invitados que se encontraban en ella no se eliminan de tu Lista de invitados. Regresarán al listado de invitados confirmados sin mesa para que puedas asignarlos nuevamente.
La mesa también se muestra en la Lista de invitados
Cuando asignas una mesa a un invitado, esta información queda relacionada con su registro.
Desde la Lista de invitados puedes consultar si una persona está asignada, por ejemplo, a Mesa 1 o Mesa 2, además de su estado de confirmación y cantidad de lugares confirmados.
De esta manera puedes utilizar Invitar para mantener en un mismo sistema las confirmaciones y la organización de las mesas de tu evento.
Mostrar la mesa al invitado
La mesa asignada puede utilizarse solamente como información para la organización del evento o mostrarse al invitado para que pueda conocer dónde debe sentarse el día del evento.
Esto permite preparar el acomodo con anticipación y utilizar posteriormente esa información durante la recepción de los invitados.
Preguntas frecuentes
¿Puedo utilizar el acomodo si todavía no tengo invitados confirmados?
La sección está disponible, pero necesitas invitados con lugares confirmados para comenzar a distribuirlos entre las mesas.
¿Se utilizan los pases asignados o las personas que realmente asistirán?
El acomodo utiliza los lugares confirmados. Si una persona recibió 5 pases pero confirmó solamente 3 asistentes, ocupará 3 lugares al momento de acomodarla.
¿Tengo que acomodar manualmente a todos los invitados?
No. Puedes utilizar el botón Acomodar para crear las mesas necesarias y generar automáticamente un acomodo inicial. Después puedes modificarlo manualmente.
¿El acomodo automático intenta sentar juntas a las familias?
Sí. El sistema toma en cuenta las categorías de los invitados para intentar mantener juntos, por ejemplo, a integrantes de Familia paterna o Familia materna. Si quedan espacios disponibles, puede completar las mesas con invitados de otras categorías.
¿Puedo mover a un invitado después del acomodo automático?
Sí. Puedes arrastrar invitados entre las mesas para modificar la distribución generada automáticamente.
¿Qué sucede con los invitados si elimino una mesa?
Los invitados no se eliminan. Regresan al listado de invitados confirmados sin mesa y pueden acomodarse nuevamente.
¿Puedo saber la mesa de un invitado desde la Lista de invitados?
Sí. Después de asignarle una mesa, esta información también aparece en su registro dentro de la Lista de invitados.