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Lista de invitados
Las invitaciones digitales VIP de Invitar pueden utilizar un código QR para registrar la llegada de los invitados el día del evento.
Esta función forma parte de la Lista de invitados y permite identificar al invitado, consultar la cantidad de personas confirmadas y su mesa asignada, además de registrar cuando ya ingresó al evento.
Puedes activar la función desde la Lista de invitados, disponible en una dirección con esta estructura:
https://invitar.com.mx/xv/NOMBRE/TOKEN/lista-invitados/
Una vez activada, Invitar se encarga automáticamente de generar y mostrar los códigos QR cuando corresponda.
Activar las invitaciones con código QR
Desde la Lista de invitados puedes activar la opción Invitaciones con QR.
No necesitas generar códigos manualmente para cada persona. Al activar la función, el sistema utiliza la información de tus invitados y confirmaciones para administrar los códigos correspondientes.
El código QR es una función exclusiva de las invitaciones VIP. Puedes activar la opción mientras preparas tu invitación, pero si permanece como gratuita los códigos QR no se mostrarán públicamente a tus invitados.
¿Cuándo aparece el código QR?
El código QR aparece el día del evento, tomando como referencia la fecha que configuraste previamente para tu invitación.
Cuando llegue ese día, los invitados identificados podrán ver una pantalla de bienvenida con información como:
- Nombre del invitado.
- Cantidad de personas confirmadas.
- Mesa asignada, cuando corresponda.
- Código QR de acceso.
También podrán continuar desde esta pantalla para consultar normalmente su invitación.
Antes del día del evento, el código QR no se muestra.
Escanear el código QR de un invitado
El día del evento, el código puede escanearse para registrar la llegada de los invitados.
Puedes utilizar la cámara de un dispositivo compatible o el lector QR integrado en Invitar desde la Lista de invitados.
Al escanear el código desde un dispositivo con una sesión iniciada en Invitar, el sistema identifica al invitado y muestra la información necesaria para comprobar su acceso, incluyendo la cantidad de personas confirmadas y la mesa que tenga asignada.
Registrar la entrada al evento
Después de validar el código, Invitar registra que el invitado ya ingresó.
Esta información queda almacenada en la Lista de invitados, permitiendo llevar el control de las personas que ya llegaron al evento.
Si el mismo código vuelve a escanearse, el sistema informa que ese invitado ya ingresó, evitando registrar nuevamente la misma entrada.
Utilizar QR con la Lista personalizada
El control mediante QR funciona mejor cuando utilizas la Lista personalizada y envías a cada invitado su enlace individual.
En este caso, Invitar mantiene relacionada la información del invitado durante todo el proceso:
Invitado → enlace personalizado → confirmación → QR → registro de entrada
De esta manera, el código está relacionado con la persona que registraste previamente, sus lugares confirmados y, cuando corresponda, la mesa que le asignaste.
Código QR con Lista rápida
También puedes utilizar las confirmaciones generadas mediante Lista rápida, aunque en este caso debes considerar que la identificación puede depender de información almacenada en el navegador del invitado.
Si el invitado cambia de dispositivo, elimina las cookies o borra los datos de su navegador, es posible que el código QR no se muestre en ese dispositivo.
Si planeas utilizar el código QR como parte importante del control de acceso de tu evento, la Lista personalizada permite llevar un control más preciso de cada invitado.
Registrar manualmente a un invitado
El código QR no es la única manera de registrar una entrada.
Si un invitado no puede mostrar su código, puedes solicitar el nombre con el que confirmó su asistencia y buscarlo directamente en la Lista de invitados.
Si encuentras su registro, puedes marcar manualmente la opción Ya ingresó.
De esta manera puedes continuar registrando las llegadas incluso cuando un invitado no tenga disponible su código QR.
QR, Lista de invitados y Acomodo de mesas
El código QR utiliza información que ya se encuentra registrada en otras funciones de Invitar.
La Lista de invitados permite identificar a la persona y conocer la cantidad de asistentes confirmados. Si además utilizaste el Acomodo de mesas, también puedes consultar la mesa que corresponde al invitado durante su llegada.
Así puedes utilizar el mismo sistema desde que envías las invitaciones y recibes las confirmaciones hasta el momento en que los invitados llegan al evento.
Preguntas frecuentes
¿El código QR está disponible en invitaciones gratuitas?
No. El código QR para control de acceso es una función de las invitaciones VIP. Aunque puedes activar la opción durante la preparación de tu invitación, no se mostrará públicamente mientras permanezca como gratuita.
¿Tengo que crear manualmente un QR para cada invitado?
No. Al activar la función, Invitar administra automáticamente los códigos QR relacionados con tus invitados.
¿El código QR aparece desde que envío la invitación?
No. El código se muestra el día del evento tomando como referencia la fecha configurada en tu invitación.
¿Qué información puedo consultar al escanear un código?
Puedes identificar al invitado y consultar información como la cantidad de personas confirmadas y su mesa asignada, cuando tenga una.
¿Qué pasa si escaneo dos veces el mismo código QR?
Invitar registra cuando el invitado ya ingresó. Si el código vuelve a escanearse, el sistema indicará que esa persona ya se encuentra registrada como ingresada.
¿Qué hago si un invitado no puede mostrar su código QR?
Puedes buscarlo por el nombre con el que confirmó su asistencia en la Lista de invitados y marcar manualmente la opción Ya ingresó.
¿Es mejor utilizar Lista rápida o Lista personalizada con QR?
Si utilizarás QR para controlar el acceso, la Lista personalizada ofrece un control más preciso porque cada invitado recibe un enlace individual asociado previamente a su registro.