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Lista de invitados
El día de tu evento, las invitaciones digitales VIP de Invitar cambian automáticamente para facilitar la llegada y recepción de tus invitados.
La experiencia cambia tanto para el invitado como para el creador de la invitación. La información que preparaste previamente, como las confirmaciones de asistencia, lugares confirmados, acomodo de mesas y código QR, puede utilizarse ese día para llevar un mejor control del acceso.
En las invitaciones gratuitas no se activan estas herramientas avanzadas para el día del evento.
¿Qué verá el invitado el día del evento?
Antes del evento, al abrir una invitación VIP el invitado encuentra la portada habitual y puede acceder a toda la información mediante el botón Ver invitación.
Cuando llega la fecha configurada para el evento, esta pantalla cambia automáticamente y muestra una bienvenida especial.
Si Invitar identifica al invitado que previamente confirmó su asistencia, puede mostrar información como:
- Nombre del invitado.
- Cantidad de personas confirmadas.
- Mesa asignada.
- Código QR para registrar su llegada.
La mesa solamente se mostrará si fue previamente asignada y el creador decidió mostrar esta información. El código QR también depende de que esta función haya sido activada.
El botón Ver invitación continuará disponible, por lo que el invitado puede volver a consultar información como ubicaciones, horarios, itinerario y otros detalles del evento.
¿Qué pasa si Invitar no identifica al invitado?
Puede ocurrir que una persona haya confirmado previamente pero Invitar no pueda identificarla automáticamente al volver a abrir la invitación.
Esto puede suceder especialmente cuando se utilizaron enlaces de Lista rápida y posteriormente el invitado cambió de dispositivo o navegador, eliminó las cookies o borró los datos almacenados.
En estos casos, la invitación mostrará la pantalla de Bienvenidos, pero no mostrará la información personal asociada al invitado.
En su lugar, podrá aparecer un mensaje indicando que el personal del evento podrá indicar su mesa.
Esto no significa que su confirmación haya desaparecido. Si el invitado confirmó previamente, el creador puede localizarlo por su nombre en la Lista de invitados y consultar su información.
La cuenta regresiva cambia el día del evento
La cuenta regresiva también reconoce automáticamente cuando ha llegado la fecha del evento.
En lugar de indicar que faltan 0 días, la invitación muestra un mensaje relacionado con ese momento, como “Hoy nos casamos” en una invitación de boda.
De esta manera, la invitación deja de mostrar una cuenta regresiva y se adapta al día de la celebración.
Recordatorios antes y el día del evento
Cuando un invitado confirma correctamente su asistencia en una invitación VIP, tiene la opción de agregar el evento a Google Calendar o al calendario de iPhone.
Al guardar correctamente el evento desde Invitar se incluyen dos recordatorios:
- Un recordatorio 3 días antes del evento.
- Otro recordatorio el mismo día del evento por la mañana.
Esto permite que el invitado reciba un último recordatorio el día de la celebración y pueda volver a abrir su invitación para consultar la ubicación, horarios u otros detalles antes de asistir.
¿Qué cambia para el creador el día del evento?
El día del evento, la Lista de invitados deja de estar enfocada en preparar y enviar invitaciones y pasa a funcionar como una herramienta para recibir a los asistentes.
Puedes acceder a ella desde una dirección con esta estructura:
https://invitar.com.mx/xv/NOMBRE/TOKEN/lista-invitados/
Las opciones utilizadas anteriormente para agregar, filtrar y enviar invitaciones son sustituidas por un buscador de invitados.
Puedes escribir el nombre de una persona para localizar rápidamente su registro y consultar información como sus lugares confirmados y la mesa a la que fue asignada.
Esto resulta especialmente útil cuando un invitado llega sin su código QR o Invitar no pudo identificarlo automáticamente en su dispositivo.
Registrar invitados mediante código QR
Si previamente activaste las Invitaciones con QR, los invitados identificados podrán mostrar su código el día del evento.
El código puede escanearse utilizando el lector integrado en Invitar o mediante la cámara de un dispositivo compatible.
Cuando se accede al código desde un dispositivo con una sesión iniciada en Invitar, el sistema identifica al invitado y permite consultar información como su nombre, cantidad de personas confirmadas y mesa asignada.
Al completar el acceso, Invitar activa y guarda automáticamente la opción Ya ingresó en el registro de ese invitado.
Si posteriormente se intenta utilizar nuevamente el mismo código, el sistema puede identificar que esa persona ya registró su entrada.
¿Qué pasa si un invitado no tiene su código QR?
El QR facilita el acceso, pero no es indispensable para localizar y registrar a un invitado.
Si la persona cambió de dispositivo, no tiene disponible su teléfono, perdió su QR o simplemente Invitar no pudo identificarla automáticamente, puedes utilizar el buscador de la Lista de invitados.
Busca el nombre con el que confirmó su asistencia para consultar su registro.
Desde ahí también puedes modificar manualmente la opción Ya ingresó para registrar su llegada sin necesidad de utilizar el código QR.
Consultar la mesa del invitado
Si previamente utilizaste el Acomodo de mesas, la mesa asignada queda relacionada con el registro del invitado.
Esta información puede mostrarse directamente en su pantalla de bienvenida el día del evento si decidiste habilitarla.
También puede utilizarse solamente de manera interna. En ese caso, el personal puede buscar al invitado y consultar su mesa al momento de recibirlo.
De esta forma, el acomodo realizado antes del evento también sirve como apoyo durante la recepción de los asistentes.
De la organización a la recepción de invitados
Antes del evento, las herramientas VIP de Invitar están orientadas principalmente a preparar la celebración: compartir invitaciones, recibir confirmaciones, organizar la Lista de invitados y realizar el acomodo de mesas.
Cuando llega el día del evento, esa misma información puede utilizarse para recibir a los asistentes.
Las confirmaciones permiten conocer quiénes asistirán, el acomodo indica dónde se sentarán y el código QR junto con el buscador permiten identificar a los invitados y registrar quién ya ingresó.
Todo permanece relacionado con la misma Lista de invitados utilizada durante la organización.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que activar el modo del día del evento?
No. Invitar utiliza la fecha configurada para reconocer automáticamente cuándo ha llegado el día del evento.
¿Todos los invitados verán un código QR?
No. La función de Invitaciones con QR debe estar activada y además Invitar necesita poder identificar al invitado para mostrar su código correspondiente.
¿Es obligatorio mostrar la mesa al invitado?
No. Puedes decidir si quieres mostrar la mesa asignada o utilizar esta información solamente para la organización interna del evento.
¿Qué pasa si un invitado confirmó pero no aparece su QR?
Puedes buscarlo por su nombre en la Lista de invitados. Su confirmación permanece registrada aunque Invitar no pueda identificarlo automáticamente desde ese dispositivo.
¿Necesito un lector QR especial?
No. Puedes utilizar el lector integrado en Invitar o la cámara de un dispositivo compatible.
¿Qué sucede cuando escaneo el QR de un invitado?
Invitar identifica su registro y activa automáticamente la opción Ya ingresó, guardando su entrada al evento.
¿Puedo registrar manualmente que alguien ya ingresó?
Sí. Puedes buscar al invitado por su nombre y modificar manualmente la opción Ya ingresó.
¿El invitado puede seguir viendo su invitación ese día?
Sí. La pantalla de bienvenida mantiene disponible el botón Ver invitación para volver a consultar los detalles del evento.
¿El invitado recibe algún recordatorio el día del evento?
Si confirmó una invitación VIP y agregó correctamente el evento a su calendario desde Invitar, se configuran dos recordatorios: 3 días antes del evento y el mismo día del evento por la mañana.